この記事の対象: プロジェクトの発注側担当者
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Web制作プロジェクトの成否は、制作会社だけでなく発注者側の対応にも大きく左右されます。「制作会社に任せておけば大丈夫」と思っていると、認識のズレやスケジュール遅延が発生し、結果的に満足のいかないサイトが出来上がることも。
この記事では、発注者が担うべき進行管理のポイントと、制作会社とのスムーズなコミュニケーション方法を解説します。
発注者が担うべきプロジェクト管理の役割
社内の窓口を一本化する
制作会社とのやり取りは1人の担当者に集約しましょう。複数の社員がバラバラに指示を出すと、情報が錯綜して混乱の原因になります。
窓口担当者の役割:
– 制作会社からの確認事項に回答する
– 社内の意見をまとめて制作会社に伝える
– スケジュールを社内に共有する
決裁者のスケジュールを押さえる
デザインの承認やサイト公開の最終確認には決裁者（社長や役員）の承認が必要です。決裁者が多忙で承認に1〜2週間かかると、その分プロジェクト全体が遅延します。
対策: プロジェクト開始時に、デザイン確認・最終確認のタイミングを決裁者のスケジュールに組み込んでおく。
素材の準備を期限通りに行う
テキスト原稿、写真、ロゴデータなどの素材提供が遅れると、制作が止まります。素材準備のガイドは「ホームページのコンテンツの作り方」をご覧ください。
制作会社とのコミュニケーション方法
定例ミーティングの頻度
週1回のオンライン定例が理想です。30分〜1時間で、進捗確認、確認事項の共有、次週のタスク確認を行います。
定例がないと、「気づいたら2週間音沙汰がない」という状況になりがちです。小さな疑問を早期に解消する場として定例は有効です。
チャットツールの活用
メールだけのやり取りはスピードが遅くなりがちです。以下のようなチャットツールを活用しましょう。
| ツール | 特徴 |
|---|---|
| Slack | チャンネル分けが便利。IT企業で主流 |
| Chatwork | 日本企業に人気。タスク管理機能つき |
| Microsoft Teams | Office 365ユーザーに便利 |
制作会社が普段使っているツールに合わせるのがスムーズです。
フィードバックの伝え方のコツ
デザインやコーディングへのフィードバックは、具体的かつ理由を添えて伝えましょう。
悪い例: 「なんか違う気がします」「もっとカッコよくしてください」
良い例: 「ファーストビューの文字が小さくて読みにくいので、もう少し大きくしてほしい」「競合サイトA社のような、信頼感のある配色にしたい」
修正指示はスクリーンショットに矢印やテキストを書き込んで共有すると、認識のズレが起きにくくなります。
プロジェクト管理ツール
Backlog
Web制作の現場で最も多く使われているプロジェクト管理ツールです。課題（タスク）の登録、担当者の割り当て、期限管理、ガントチャートなどの機能があります。
Notion
ドキュメント管理とタスク管理を1つのツールで行えます。議事録、要件定義書、タスクリストを一元管理できるのが強みです。
Googleスプレッドシート
特別なツールを導入しなくても、Googleスプレッドシートでタスク管理は十分に可能です。
小規模プロジェクト（30ページ以下）ならスプレッドシートでOK。大規模プロジェクトや複数案件を同時進行する場合はBacklogやNotionの導入を検討しましょう。
よくあるプロジェクト遅延の原因と対策
| 遅延の原因 | 対策 |
|---|---|
| 素材（原稿・写真）の提供が遅れる | 期限を明確にし、リマインドする |
| 決裁者の承認が遅い | 確認タイミングを事前にスケジュール化 |
| 途中で要件が変わる | 要件変更時は影響範囲と追加費用を確認 |
| フィードバックが曖昧 | 具体的な指示＋スクリーンショットで伝える |
| 社内の意見がまとまらない | 窓口を一本化し、社内調整は発注者側で行う |
制作期間の目安については「ホームページ制作の期間」をご覧ください。
まとめ
発注者がやるべきプロジェクト管理のポイントをまとめます。
- 窓口を1人に一本化して情報を集約する
- 決裁者のスケジュールを事前に確保する
- 週1回の定例ミーティングで進捗を確認する
- フィードバックは具体的に、理由を添えて伝える
- 素材の準備は期限厳守。遅延の最大原因は発注者側の対応遅れ
制作会社は「作るプロ」ですが、「何を作るか」を決めるのは発注者です。発注者が適切に関与することで、プロジェクトはスムーズに進みます。
